Btw-aangifte doen lijkt simpel - dit is waarom dat niet altijd zo is

De btw-aangifte lijkt op het eerste gezicht niet zo ingewikkeld. Een paar bedragen invullen, controleren en de aangifte versturen. Zeker als je als zzp’er maar een beperkt aantal facturen en bonnetjes hebt, kan het voelen alsof je de btw-administratie prima zelf kunt doen.

In de praktijk zie ik echter regelmatig dat juist daar dingen misgaan. Niet omdat een ondernemer bewust een verkeerde aangifte wil doen, maar omdat niet altijd duidelijk is welke btw-regels op een factuur of betaling van toepassing zijn. Daarbij zijn facturen ook niet altijd even duidelijk.

Een fout in de btw-administratie blijft niet altijd beperkt tot één verkeerde btw-aangifte.

In dit blog bespreek ik een aantal situaties die ik veel tegenkom.

Buitenlandse facturen: waarom 0% btw niet betekent dat je niets hoeft te doen

Tegenwoordig heeft bijna iedereen wel facturen van buitenlandse leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan diensten van Google, Microsoft, Meta (Facebook) en andere vergelijkbare bedrijven. Deze bedrijven zijn vaak gevestigd in Ierland

Op zo'n factuur staat vaak 0% btw vermeld. Dat betekent echter niet dat er niets met de btw hoeft te gebeuren. Bij bepaalde diensten is de btw naar jou als afnemer verlegd. Je moet de btw dan zelf in je btw-aangifte verwerken.

Dat werkt anders dan bij een gewone Nederlandse factuur waarop 21% btw staat vermeld.

Als de verleggingsregeling niet goed wordt toegepast, kan daardoor zowel de verschuldigde btw als de aftrekbare btw verkeerd in de aangifte terechtkomen.

Hoe moet het wel?

Bij een factuur van een buitenlandse leverancier moet je eerst controleren of de btw naar jou is verlegd. Zoek op je factuur naar termen als ‘reverse charged’. Als dat het geval is, bereken je de Nederlandse btw zelf en geef je die aan in je btw-aangifte. Die doe je in rubrieken 4a of 4b van de aangifte. Als je recht hebt op aftrek van voorbelasting, mag je diezelfde btw vervolgens ook als voorbelasting aftrekken.

Buitenlandse btw is geen Nederlandse voorbelasting

Aankopen die zijn gedaan bij een buitenlands bedrijf, even tanken over de grens in België of Duitsland of een hotelovernachting in het buitenland. Allemaal dagelijkse dingen voor een ondernemer, en overal betaal je btw. Het kan logisch lijken om die btw op dezelfde manier te behandelen als de btw op een Nederlandse factuur: het bedrag opnemen als voorbelasting en de btw terugvragen.

Maar buitenlandse btw kun je niet zomaar als voorbelasting in je Nederlandse btw-aangifte aftrekken. De Nederlandse btw-aangifte is bedoeld voor de btw die je in Nederland verschuldigd bent; je mag daar de in Nederland betaalde btw van in aftrek brengen.

Hoe moet het wel?

Heb je als Nederlandse ondernemer btw betaald in een ander EU-land, dan kun je die btw in sommige gevallen terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst. Je dient daarvoor een apart verzoek om teruggaaf van buitenlandse btw in. De Belastingdienst stuurt het verzoek vervolgens door naar het betreffende EU-land.

Btw die je buiten de EU hebt betaald, vraag je niet via de Nederlandse btw-aangifte terug. Daarvoor gelden de regels en procedures van het land waar je de btw hebt betaald.

De factuur en het bewijs van betaling moet je goed bewaren.

Geen btw op de factuur: mag je die zelf berekenen?

Een ondernemer ontvangt bijvoorbeeld een factuur waarop geen btw staat vermeld en berekent vervolgens zelf 21% van het bedrag en neemt dat als voorbelasting op in de aangifte.

Maar als er geen btw op de factuur staat, kun je die btw niet zomaar zelf berekenen en als voorbelasting aftrekken. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom er geen btw op de factuur staat. Zo kan het bedrijf of de instelling, waar de factuur van ontvangt, vrijgesteld zijn van btw of kan het product of de dienst die je hebt afgenomen onder een uitzonderingsregel vallen.

Hoe moet het wel?

Controleer eerst waarom er geen btw op de factuur staat vermeld. Valt de leverancier onder een 0%-tarief, geldt er een bijzondere regeling of had er eigenlijk wel btw op de factuur moeten staan? Pas als duidelijk is waarom er geen btw is berekend, kun je bepalen hoe je de factuur moet verwerken.

Soms kan het nodig zijn om bij de leverancier een nieuwe of aangepaste factuur op te vragen waar wel btw op staat. Bij sommige leveranciers, zoals bijvoorbeeld bij telefoonabonnementen, moet je zelf 'btw op de factuur' aanzetten.

‘Ik heb maar weinig transacties’ — waarom dat niets zegt over de complexiteit

Misschien wel de meest onderschatte gedachte is: ik heb maar weinig facturen en bonnetjes, dus mijn btw-aangifte kan niet zo ingewikkeld zijn.

Het aantal transacties zegt echter niet zoveel over de btw-behandeling.

Een zzp'er kan twintig facturen hebben waarop alles overzichtelijk lijkt. Maar er hoeft maar één factuur van een buitenlandse leverancier tussen te zitten die een heel andere btw-behandeling nodig heeft. Het maakt daarbij ook niet uit of het een factuur is van €10 of van €10.000

Het invullen van de aangifte zelf is dan misschien snel gedaan, omdat er weinig facturen zijn. De vraag is of de bedragen die je invult ook op de juiste manier tot stand zijn gekomen.

Kijk dus niet alleen naar het aantal facturen en ook niet naar de hoogte ervan, maar vooral naar waar je facturen vandaan komen.

Gevolgen van een fout in je btw-administratie voor de inkomstenbelasting

Veel ondernemers doen hun btw-aangifte zelf, vaak met de gedachte dat dit goedkoper is dan het uit te besteden. Als onderdeel van het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting controleer ik de administratie en neem ik ook de btw-aangiften mee.

Als tijdens die controle blijkt dat de btw van facturen niet op de juiste manier is verwerkt, dan heeft dat vaak niet alleen gevolgen voor de btw-aangifte, maar kan het ook gevolgen hebben voor de aangifte inkomstenbelasting. Dit moet dan alsnog worden uitgezocht en hersteld, wat vervolgens ook weer tijd kost. Afhankelijk van de regeling die van toepassing is, kan betaalde btw ook als kosten worden opgenomen in de inkomstenbelasting. Een verkeerde factuur kan daardoor leiden tot een hogere of lagere winst waarover belasting wordt betaald.

Een eenvoudig ogende aangifte is minder eenvoudig dan hij lijkt

De btw-aangifte zelf bestaat maar uit een beperkt aantal rubrieken. Daardoor lijkt het een eenvoudig formulier om in te vullen.

Maar schijn bedriegt, want de omzetbelasting is eigenlijk een van de meest complexe belastingsoorten die er zijn, vanwege de vele regels.

Eén rubriek is misschien maar één bedrag, maar achter elk bedrag wat je invult zit een uitgebreide berekening. Het is dus van belang om elke bon of factuur goed te beoordelen zodat je weet of het überhaupt wel in de btw-aangifte mag worden opgenomen en waar het bedrag thuishoort.

Twijfel je over een factuur of weet je niet zeker hoe je iets moet verwerken? Zoek het dan uit vóórdat je de aangifte indient of vraagt na. Dit voorkomt een hoop extra werk voor jezelf én voor je adviseur!